పేపర్‌లెస్ కార్యాలయం ఫైల్ మేనేజ్‌మెంట్ యొక్క గందరగోళాన్ని ఎలా పరిష్కరిస్తుంది?

తలనొప్పి సాంప్రదాయ కార్యాలయం ఎలా ఉంటుందనే దాని గురించి మొదట మాట్లాడుదాం: ఫైల్ క్యాబినెట్ నిండి ఉంది మరియు ఒప్పందాన్ని కనుగొనడానికి చాలా సమయం పడుతుంది; ముఖ్యమైన పత్రాలు సులభంగా కోల్పోతాయి లేదా దెబ్బతింటాయి; విభాగాలు "పాస్ ది పార్శిల్" ఆడటం వంటి పత్రాలను దాటిపోతాయి. ఈ సమస్యలను సమర్థవంతంగా పరిష్కరించవచ్చుపేపర్‌లెస్ ఆఫీస్ సిస్టమ్.

1. ఎలక్ట్రానిక్ ఫైలింగ్ కాగితం చేరడం భర్తీ చేస్తుంది

పేపర్‌లెస్ కార్యాలయం యొక్క ప్రత్యక్ష ప్రయోజనం ఏమిటంటే ఫైల్‌లను "ఆన్‌లైన్" గా మార్చడం. అన్ని పత్రాలు ఎలక్ట్రానిక్ వెర్షన్లుగా స్కాన్ చేయబడతాయి మరియు వ్యవస్థలో నిల్వ చేయబడతాయి, పిడిఎఫ్ మరియు వర్డ్ వంటి బహుళ ఫార్మాట్లకు మద్దతు ఇస్తాయి. ఉదాహరణకు, మా కంపెనీ కాంట్రాక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ సిస్టమ్ ఇప్పుడు 3 సెకన్లలోపు పూర్తి ఫైల్‌ను తిరిగి పొందడానికి కాంట్రాక్ట్ నంబర్‌ను మాత్రమే నమోదు చేయాలి మరియు క్యాబినెట్ల ద్వారా చిందరవందర చేయవలసిన అవసరం లేదు.

2. స్మార్ట్ సెర్చ్ మరియు ఫాస్ట్ పొజిషనింగ్

ఎలక్ట్రానిక్ ఫైళ్ళ యొక్క అతిపెద్ద ప్రయోజనం ఏమిటంటే వాటిని శోధించవచ్చు. సిస్టమ్ యొక్క అంతర్నిర్మిత పూర్తి-టెక్స్ట్ శోధన ఫంక్షన్ కీలకపదాలు, తేదీలు, రచయితలు మరియు ఇతర కొలతలు ద్వారా శోధించవచ్చు. గత వారం, ఆర్థిక శాఖ మూడేళ్ల క్రితం రీయింబర్స్‌మెంట్ ఫారం కోసం చూస్తోంది. ఇది ఫైళ్ళ ద్వారా తిప్పడానికి చాలా సమయం పడుతుంది, కానీ ఇప్పుడు "2022 లో ప్రయాణ ఖర్చులు" లోకి ప్రవేశించిన తరువాత ఇది బయటకు వస్తుంది.

3. గందరగోళాన్ని నివారించడానికి సంస్కరణ నియంత్రణ

కాగితపు పత్రాల గురించి చాలా భయపడే విషయం ఏమిటంటే అవి నిరంతరం సవరించబడుతున్నాయి మరియు తాజా వెర్షన్ ఎవరికి ఉందో ఎవరికీ తెలియదు. ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ సిస్టమ్ స్వయంచాలకంగా చారిత్రక సంస్కరణలను సేవ్ చేస్తుంది మరియు సవరణ అనుమతులను సెట్ చేస్తుంది. మా మార్కెటింగ్ విభాగం యొక్క ప్రణాళిక ప్రతిపాదన ఇప్పుడు వెర్షన్ 15 కు సవరించబడింది మరియు ప్రతి పునర్విమర్శ ఎవరు మరియు ఎప్పుడు చేసిన వ్యవస్థ స్పష్టంగా రికార్డ్ చేస్తుంది.

4. మొబైల్ కార్యాలయం స్థల పరిమితులను విచ్ఛిన్నం చేస్తుంది

పేపర్‌లెస్ సిస్టమ్‌తో, మొబైల్ ఫోన్‌లు ఎప్పుడైనా ఫైల్‌లను యాక్సెస్ చేయవచ్చు. చివరిసారి, నా బాస్ విమానాశ్రయంలో కొటేషన్ కోరాడు, మరియు ఎక్స్‌ప్రెస్ డెలివరీ కంటే వేగంగా ఉన్న నా మొబైల్ ఫోన్‌లో నేరుగా నా మొబైల్ ఫోన్‌లో సిస్టమ్‌లోకి లాగిన్ అయ్యాను. నేను ప్రయాణించేటప్పుడు అన్ని ఫైల్‌లను టాబ్లెట్‌తో నిర్వహించగలను మరియు నా సూట్‌కేస్‌లో సగం ఎక్కువ ప్యాక్ చేయగలను.

5. నష్టాన్ని నివారించడానికి సురక్షితమైన బ్యాకప్

ముఖ్యమైన ఫైల్‌లు స్కానింగ్ తర్వాత స్వయంచాలకంగా క్లౌడ్‌కు బ్యాకప్ చేయబడతాయి, కాబట్టి కంప్యూటర్ విచ్ఛిన్నమైతే కూడా ఆందోళన చెందాల్సిన అవసరం లేదు. మేము కార్యాలయం వరదలు వచ్చిన ఒక విషాదాన్ని ఎదుర్కొన్నాము మరియు అన్ని కాగితపు ఫైళ్లు పోయాయి. ఇప్పుడు ఎలక్ట్రానిక్ ఫైళ్ళలో ట్రిపుల్ బ్యాకప్‌లు ఉన్నాయి, ఇవి చాలా సురక్షితమైనవి.

6. గ్రీన్ ఆఫీస్ ఖర్చులను తగ్గిస్తుంది

కొన్ని లెక్కలు చేద్దాం: A4 కాగితం ప్రతి ప్యాక్‌కు 20 యువాన్లు ఖర్చవుతుంది, మరియు కంపెనీ నెలకు 100 ప్యాక్‌లను ఉపయోగిస్తుంది, ఇది సంవత్సరానికి 24,000 యువాన్లు. ప్రింటర్ వినియోగ వస్తువులు, ఫైలింగ్ క్యాబినెట్‌లు మరియు ఆర్కైవ్ గది స్థలం అన్నీ ఖర్చులు. చేసిన తరువాతపేపర్‌లెస్ ఆఫీస్ సిస్టమ్, ఈ ఖర్చులను కనీసం 70%తగ్గించవచ్చు, ఇది పర్యావరణ అనుకూలమైనది.

ప్రొఫెషనల్ తయారీదారు మరియు సరఫరాదారుగా, మేము అధిక-నాణ్యత ఉత్పత్తులను అందిస్తాము. మీకు మా ఉత్పత్తులపై ఆసక్తి ఉంటే లేదా ఏవైనా ప్రశ్నలు ఉంటే, దయచేసి సంకోచించకండిమమ్మల్ని సంప్రదించండి.